В коммерческой деятельности часто возникает необходимость написать деловое письмо партнерам, покупателям, поставщикам. Как правильно это сделать? Даю несколько советов, которые помогут вам быстро написать деловое письмо.
Перед тем, как писать деловое письмо, определитесь с темой. О чем вы хотите писать? О повышении цен, проведении акции, предложении запустить совместно новый проект? Выбрав тему делового письма, подумайте над тем, в какую форму его облечь. Если вы хотите написать деловое письмо, помните, что оно может быть:
• гарантийным (извещает адресата о гарантиях, которые вы готовы предоставить ему);
• информационным (извещает адресата о важных событиях, произошедших в вашей компании, например, о смене реквизитов);
• претензионным (содержит в себе претензию, требования, предъявляемые адресату);
• сопроводительным (описывает кратко состав и суть документов, прилагаемых к письму);
• коммерческим (содержит в себе предложение купить товар или заказать услугу);
• пригласительным и т.д.
Выбор вида письма во многом влияет на то, в каком стиле будет написан текст. Согласитесь, предъявление продавцу претензии или написание ему поздравления с юбилеем требует совершенного разного подхода.
Любое деловое письмо в начале обязательно должно содержать уважительное обращение к адресату по имени и отчеству, а в конце — подпись отправителя с указанием его контактных данных. Если нужно обратиться к группе лиц, допустимо выражение «Уважаемые господа», «Уважаемые сотрудники компании N» и т.д.
Если нужно написать деловое письмо, проследите за тем, чтобы текст был кратким, лаконичным и сжатым, четко доносил основную мысль автора. В большинстве случаев для деловых писем используют официально-деловой стиль изложения, однако исключение может быть сделано для коммерческого предложения. Текст КП допускается делать более неформальным и экспрессивным, ведь его цель — обращение к эмоциям читателя, побуждение к совершению желаемого действия.
Важно, чтобы после чтения письма адресат мог понять, чего именно вы от него хотите — приобретения товара, возврата денежных средств, отправки документов и т.д. Само собой, текст должен быть разбит на абзацы. Орфографические, грамматические и пунктуационные ошибки в таком тексте не допускаются. Если речь идет о гарантийных письмах, офертах и претензиях, то на письме должна стоять подпись и печать руководителя организации-отправителя.
Надеюсь, эта статья о том, как грамотно написать деловое письмо, была вам полезна.
#деловое_письмо #как_написать_деловое_письмо #написать_письмо_в_деловом_стиле